Zásady zpracování osobních údajů

NÁVRH – ke kontrole právníkem. Tento text je pracovní návrh provozovatele. Než bude služba nabídnuta prvnímu zákazníkovi mimo provozovatele, musí ho zkontrolovat a schválit právník. Údaje v hranatých závorkách je třeba doplnit.

1. Kdo údaje zpracovává

Službu Dokladně provozuje SurfaceGame s.r.o., IČO [doplnit IČO], se sídlem [doplnit sídlo] (dále „provozovatel“). Kontakt pro ochranu osobních údajů: [doplnit kontaktní e-mail].

Tyto zásady popisují dvě různé role provozovatele:

• provozovatel jako správce – zpracovává údaje o uživatelích služby, které potřebuje k jejímu provozu (článek 2),
• provozovatel jako zpracovatel – zpracovává údaje, které do služby vkládají zákazníci o svých odběratelích a dodavatelích. Správcem těchto údajů je zákazník; podmínky upravuje smlouva o zpracování osobních údajů (článek 3).

2. Údaje o uživatelích, které zpracováváme jako správce

Účet uživatele

• jméno, e-mail, heslo (jen jako bezpečný otisk, nikdy v čitelné podobě), nastavení dvoufázového ověření,
• členství ve firmách a role,
• záznamy o odsouhlasení podmínek (verze dokumentu, čas, IP adresa, zkrácený identifikátor prohlížeče).

Účel: poskytování služby a plnění smlouvy, prokázání souhlasu s podmínkami. Právní základ: plnění smlouvy a oprávněný zájem provozovatele.

Záznamy o činnosti a bezpečnosti

• audit bezpečnostně významných událostí (přihlášení, neúspěšná přihlášení, změny nastavení, vstupy podpory) včetně IP adresy,
• technické logy serveru, uchovávané 30 dní.

Účel: zabezpečení služby, vyšetření incidentů a obrana právních nároků. Právní základ: oprávněný zájem provozovatele. Doba uchování auditu: [doplnit dobu uchování auditu].

Komunikace

• e-maily, které provozovatel uživatelům posílá (pozvánky, obnova hesla, upozornění k předplatnému a ke smazání dat),
• připomínky a hlášení chyb, které uživatel ve službě odešle (včetně případného snímku obrazovky).

Účel: poskytování služby a podpora. Právní základ: plnění smlouvy a oprávněný zájem.

Fakturace zákazníkům

Údaje potřebné k vystavení faktury za předplatné (firma, IČO, adresa, kontakt vlastníka). Právní základ: plnění smlouvy a zákonné povinnosti (daňové a účetní předpisy); doba uchování podle těchto předpisů.

3. Údaje, které do služby vkládají zákazníci

Údaje o odběratelích, dodavatelích a dokladech zákazníka zpracovává provozovatel jen jako zpracovatel podle pokynů zákazníka a podle smlouvy o zpracování osobních údajů. S těmito údaji provozovatel nepracuje pro vlastní účely. Pracovník podpory se do nich podívá jen se souhlasem zákazníka a jen ke čtení.

Subjekt údajů (např. odběratel zákazníka) uplatňuje svá práva u zákazníka jako správce; provozovatel mu s tím pomůže.

4. Cookies

Služba používá jen nezbytné cookies, bez nichž nefunguje:

• cookie přihlášení a dvoufázového ověření,
• cookie ochrany formulářů před podvržením (antiforgery),
• volbu světlého nebo tmavého vzhledu.

Služba nepoužívá analytické, reklamní ani sledovací cookies a nevkládá obsah třetích stran (písma a skripty jsou na serveru provozovatele). Proto se nezobrazuje lišta se souhlasem s cookies.

5. Kde jsou údaje uložené a kdo k nim má přístup

Údaje jsou uložené na serveru provozovatele v České republice, zálohy [doplnit umístění záloh]. Přístup mají jen pověření pracovníci provozovatele v nezbytném rozsahu. Další zpracovatelé jsou uvedeni ve smlouvě o zpracování osobních údajů (hosting, transakční e-mail – poskytovatel bude vybrán, zálohy). Údaje se nepředávají mimo Evropský hospodářský prostor.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

• účet uživatele – po dobu členství v některé firmě a poté [doplnit lhůtu],
• data firmy – podle obchodních podmínek: režim jen pro čtení 12 měsíců, archiv, smazání 90 dní po archivaci (zákazník je dvakrát předem upozorněn a může si data kdykoli vyexportovat),
• záznamy o souhlasu s podmínkami – po dobu trvání smlouvy a promlčecí lhůty [ke kontrole právníkem],
• technické logy – 30 dní.

7. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Žádost pošlete na [doplnit kontaktní e-mail].

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz).

8. Změny zásad

Novou verzi zásad provozovatel oznámí předem; služba ji při přihlášení ukáže k vzetí na vědomí. Všechny verze jsou zveřejněné na stránce podmínek služby včetně data, od kterého platí.