Nový doklad a jeho vystavení

Tahle kapitola provede vystavením faktury, paragonu a zálohové faktury: od prázdného formuláře přes položky až po vystavený doklad. Popisuje také, co s dokladem jde dělat potom – storno, konečnou fakturu ze zálohy nebo daňový doklad k platbě.

Nový doklad založíte tlačítkem Nový v horní liště (volby Faktura, Paragon, Zálohová faktura), nebo tlačítkem Nová faktura (Nový paragon, Nová zálohová faktura) nad příslušným seznamem v menu Doklady.

Jak doklad vzniká

1. Koncept – rozpracovaný doklad. Nemá číslo, můžete ho libovolně měnit, ukládat a vracet se k němu. Koncept se dá i smazat.
2. Vystavení – doklad dostane číslo z číselné řady a od té chvíle se už nemění. U faktury a paragonu se zároveň vydá zboží ze skladu.
3. Vystavený doklad – můžete ho vytisknout, poslat e-mailem, zapisovat k němu úhrady, případně ho stornovat nebo k němu vystavit opravný doklad.

Podobu čísel nastavíte v Nastavení → Číselné řady.

Formulář nového dokladu

1 – Odběratel, 2 – údaje dokladu (data, splatnost, platba), 3 – položky, 4 – Přidat položku a výběr ze skladu, 5 – Souhrn, 6 – Uložit koncept a Vystavit.

Nahoře vidíte nadpis (např. Nová faktura), štítek Koncept, větu Číslo se přidělí při vystavení. a stav uložení (viz Ukládání).

Odběratel

Odběratele můžete vybrat z adresáře, načíst z registru ARES, nebo vyplnit ručně.

1. Klikněte do pole Odběratel – název, IČO nebo e-mail a začněte psát.
2. Pod polem se objeví nabídka ve třech částech:
   • Z adresáře – odběratelé z vašeho adresáře, kteří odpovídají napsanému textu. Kliknutím (nebo šipkami a Enter) vyberete – údaje se vyplní samy.
   • Z registru ARES – když napíšete 8 číslic IČO, nabídne Načíst IČO … z ARES. Jinak uvidíte radu Pro hledání v ARES zadejte 8 číslic IČO.
   • Nový odběratel „…“ – napsaný text se přenese do pole Název nebo jméno a zbytek vyplníte ručně.
3. Zkontrolujte vyplněné údaje níž ve formuláři.

Údaje odběratele se na doklad zkopírují. Když je později změníte v adresáři, vystavený doklad se nezmění.

Načtení z ARES

Po kliknutí na ARES (nebo na volbu v nabídce) se pod poli ukáže, co registr o firmě ví:

• Když vše souhlasí, uvidíte Údaje souhlasí s ARES.
• Jinak vidíte řádky, které se liší nebo chybí. Prázdná pole jsou předem zaškrtnutá k doplnění, pole s jiným obsahem musíte zaškrtnout sami. Klikněte na Převzít vybrané, nebo na Ponechat jak je.
• Pokud firma v ARES zanikla, uvidíte varování Subjekt v ARES zanikl a nic není předvybrané.

Uložení odběratele do adresáře

Pokud jste odběratele vyplnili ručně (ne výběrem z adresáře), je pod jeho údaji volba Při uložení uložit odběratele do adresáře. Když ji zaškrtnete, odběratel se při Uložit koncept nebo Vystavit založí v adresáři a doklad se na něj naváže.

• Je-li v adresáři už odběratel se stejným IČO (bez IČO se stejným názvem a městem), nový se nezakládá – doklad se naváže na existujícího a jeho údaje v adresáři se nezmění.
• Automatické ukládání konceptu adresář nemění, aby se do něj nedostalo rozepsané jméno.
• Když údaje do adresáře uložit nejdou (např. IČO s písmenem), doklad se neuloží a uvidíte proč. Opravte údaje, nebo volbu odškrtněte.

Údaje dokladu

Pod odkazem Další údaje: KS, SS, číslo objednávky, místo plnění najdete nepovinná pole:

Plátce DPH má navíc:

Položky

Každý řádek je jedna položka dokladu.

Práce s řádky:

• Přidat položku – přidá prázdný řádek.
• Šipkami u řádku (Posunout výš, Posunout níž) nebo klávesami Alt + ↑ / ↓ řádek přesunete.
• Ikonou koše řádek smažete.
• Úplně prázdný řádek se neukládá ani netiskne.

Položka ze skladu

Pod položkami je pole Ze skladu – název nebo kód produktu.

1. Napište část názvu nebo kód produktu.
2. Vyberte produkt z nabídky. U každého vidíte cenu a jednotku.
3. Přidá se řádek s popisem, jednotkou, cenou a sazbou DPH z karty produktu. Byl-li poslední řádek prázdný, vyplní se ten.

Cena se převezme podle toho, jestli zadáváte ceny s DPH, nebo bez. Když produkt nenajdete, uvidíte Žádný takový produkt ve skladu není. Položku napište ručně. Produkty spravujete ve Skladu.

Poznámka na dokladu

Nepovinný text (nejvýš 2 000 znaků), který se vytiskne na doklad – např. poděkování nebo upozornění pro odběratele.

Souhrn

Panel Souhrn vpravo ukazuje:

• u plátce DPH rozpis po sazbách – Základ a DPH pro každou sazbu a řádek Celkem,
• Zaokrouhlení (hotově), když se platí hotově,
• Celkem k úhradě.

Souhrn se přepočítá sám po každé změně množství, ceny, slevy, sazby, způsobu platby nebo režimu cen. Je počítaný stejně jako vystavený doklad a PDF, takže v souhrnu nikdy neuvidíte jinou částku, než bude na dokladu.

Ukládání

• Koncept se ukládá sám zhruba každých 30 sekund, pokud jste něco změnili.
• Klávesami Ctrl + S uložíte hned, bez opuštění stránky.
• Tlačítko Uložit koncept uloží doklad a otevře ho znovu se zprávou Koncept je uložený.
• Pokud chcete stránku opustit s neuloženými změnami, prohlížeč se zeptá.

Stav uložení vidíte nahoře vedle nadpisu:

Po prvním uložení dostane koncept vlastní adresu – můžete si ji uložit do záložek nebo poslat kolegovi.

Když doklad mezitím změnil někdo jiný

Pokud doklad mezitím uložil kolega (nebo vy v jiném okně), uvidíte upozornění Souběh úprav – Doklad mezitím změnil někdo jiný. Vaše změny se neuložily, aby nepřepsaly cizí – načtěte doklad znovu a změny zopakujte. Klikněte na Načíst doklad znovu a změny zopakujte. Nic cizího se nepřepíše.

Vystavení

1. Zkontrolujte odběratele, data, položky a souhrn.
2. Klikněte na Vystavit (nebo stiskněte Ctrl + Enter).
3. Doklad dostane číslo z řady a otevře se jeho detail se zprávou např. Faktura je vystavená pod číslem F20260012.

Když doklad vystavit nejde

Nad formulářem se objeví červený rámeček Faktura nejde vystavit. Opravte 2 věci: se seznamem všech chyb naráz. Kliknutím na chybu skočíte na pole, které je potřeba opravit; chyba je napsaná i přímo u pole. Nejčastější důvody:

Uzavřený účetní rok

Do účetního roku, který je uzavřený, doklad nevystavíte ani neuložíte. Hláška řekne, který rok je uzavřený a že ho můžete odemknout v menu Pro účetní → Účetní roky (viz Přehled a účetní roky). Doklady uzavřeného roku jde dál prohlížet, tisknout i exportovat.

Na skladě není dost zboží

Když vystavujete fakturu nebo paragon se zbožím ze skladu a zboží je na skladě méně, otevře se okno Na skladě není dost zboží se seznamem, co chybí (potřeba, na skladě, chybí).

• Zpět k úpravám – vrátíte se do formuláře.
• Vystavit i tak – doklad se vystaví a zásoba půjde do minusu. Srovnáte ji později příjemkou nebo inventurou ve Skladu.

Varování k sazbám DPH

Pokud použijete sazbu, která k datu plnění podle zákona neplatila, je u řádku napsáno neplatí k DUZP a nad formulářem žluté upozornění Zkontrolujte sazby DPH. Je to varování, ne zákaz – doklad vystavit jde, ale zkontrolujte ho raději s účetní.

Dvojí kliknutí

Dvojí kliknutí na Vystavit, tlačítko Zpět v prohlížeči ani výpadek spojení nevytvoří druhý doklad. Dostanete vždy tentýž doklad se stejným číslem.

Paragon

Paragon je zjednodušený daňový doklad pro prodej na místě. Oproti faktuře:

• Odběratel (nepovinné) – nemusíte ho vyplňovat; adresa se nezadává ani netiskne.
• Nemá splatnost, DUZP, variabilní symbol, bankovní účet ani slevu na řádku.
• Způsob platby je vždy Hotově.
• Úhradu neeviduje – je zaplacený hned při prodeji.
• Při vystavení vydá zboží ze skladu a (máte-li ji zapnutou) se odešle do evidence tržeb EET.
• PDF si můžete vytisknout i jako Účtenku 80 mm na pokladní tiskárně – viz PDF dokladu.

Detail vystaveného dokladu

1 – Zapsat úhradu, 2 – Odeslat e-mailem, 3 – PDF, 4 – další akce (Stornovat, Vystavit opravný doklad…).

Nahoře je číslo dokladu, štítek stavu (Vystavená, Po splatnosti, Částečně zaplacená, Zaplacená, Přeplacená, Stornovaná) a odběratel. Pod tím:

• Celkem k úhradě se základem a DPH, Uhrazeno, Zbývá se splatností a Vystaveno s DUZP a variabilním symbolem,
• Náhled PDF a Odeslané e-maily (viz PDF dokladu a odeslání e-mailem),
• Položky a Souhrn,
• vpravo Úhrady a QR platba (viz Úhrady a QR platba), u paragonu a plateb na místě panel EET,
• Odběratel s odkazem Karta odběratele (pokud je v adresáři) a Údaje dokladu (platba, splatnost, objednávka, vystavil, poznámka).

Částky v detailu jsou ty uložené při vystavení – nic se v nich dodatečně nepřepočítává.

Tlačítka v hlavičce detailu

Storno vystaveného dokladu

Stornem doklad přestane platit, ale zůstane v evidenci se svým číslem – v číselné řadě tak nevznikne mezera.

1. V detailu dokladu klikněte na Stornovat.
2. V okně Stornovat fakturu F…? můžete vyplnit Důvod (nepovinné). Zapíše se do poznámky dokladu spolu s datem storna.
3. Klikněte na Stornovat. Tlačítko Ponechat okno zavře beze změny.

• Zboží z faktury nebo paragonu se vrátí na sklad.
• U paragonu se do EET pošle záporná tržba (storno).
• Doklad dostane stav Stornovaná a na PDF razítko STORNO.

Zaplacený doklad stornovat nejde. Když se po zaplacení něco změní, vystavte opravný daňový doklad a peníze vraťte.

Smazání konceptu

Koncept (doklad, který ještě nebyl vystavený) můžete smazat.

1. Otevřete koncept.
2. Pod formulářem klikněte na Smazat koncept.
3. Potvrďte tlačítkem Smazat koncept. Tlačítko Ponechat okno zavře.

Koncept zmizí i s položkami. Číslo z řady ještě neměl, takže v řadě nevznikne mezera. Vystavený doklad smazat nejde – jen stornovat.

Zálohová faktura, konečná faktura a daňový doklad

Zálohová faktura je výzva k platbě předem. Není daňovým dokladem (na PDF nese podnadpis Není daňový doklad) a nehýbe se skladem. Vystavíte ji stejně jako fakturu, jen nemá DUZP.

Konečná faktura ze zálohy

1. Otevřete vystavenou zálohovou fakturu.
2. Klikněte na Vytvořit konečnou fakturu.
3. Otevře se koncept faktury s položkami zálohy. Uhrazená záloha je odečtená po sazbách DPH zápornými řádky Odečet uhrazené zálohy (sazba …). V poznámce je napsáno, ze které zálohy faktura vznikla.
4. Koncept zkontrolujte, případně upravte, a klikněte na Vystavit.

Daňový doklad k přijaté platbě (jen plátce DPH)

Když plátci DPH přijde záloha, musí do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě.

1. Zapište k zálohové faktuře úhradu (viz Úhrady).
2. Na detailu zálohy klikněte na Daňový doklad k platbě.
3. Otevře se koncept daňového dokladu z přijaté částky; DUZP je den platby.
4. Zkontrolujte ho a klikněte na Vystavit.

Na konečné faktuře se pak záloha odečte i s odkazem na daňový doklad, aby se daň nepřiznala dvakrát.

Na telefonu

Na telefonu se formulář přeskládá pod sebe a položky se zobrazí jako karty. Dole je lišta s částkou Celkem k úhradě a tlačítky Uložit a Vystavit.

Klávesové zkratky

Kdo co smí

Účetní a čtenář uvidí koncept jen jako detail ke čtení s poznámkou Koncept si můžete prohlédnout. a šedými tlačítky. Ve firmě jen pro čtení si doklady prohlédne každý, ale nikdo nic nevystaví ani nezmění.

Časté dotazy

Udělal jsem chybu ve vystavené faktuře. Co teď?

Vystavenou fakturu nejde upravit. Pokud ještě není zaplacená, stornujte ji a vystavte novou. Pokud už je zaplacená (nebo ji odběratel zaúčtoval), vystavte opravný daňový doklad.

Proč nemůžu smazat vystavený doklad?

Číselná řada dokladů musí být nepřerušená. Vystavený doklad proto jen stornujete – zůstane v evidenci s razítkem STORNO.

Jde vystavit doklad do minulosti?

Ano, změňte datum Vystaveno (a případně DUZP). Číslo se ale přidělí z řady podle pořadí vystavení. Do uzavřeného účetního roku vystavit nejde.

Jde zkopírovat starší fakturu?

Kopírování dokladu zatím aplikace nemá. Pro faktury, které se opakují, použijte pravidelné doklady – připraví koncept z předlohy.

Proč se mi neukládá odběratel do adresáře?

Odběratel se do adresáře uloží, jen když zaškrtnete Při uložení uložit odběratele do adresáře a doklad uložíte tlačítkem nebo vystavíte. Automatické ukládání adresář nemění.