Adresář odběratelů

V adresáři máte uložené firmy a lidi, kterým fakturujete. Když je na doklad vybíráte z adresáře, nemusíte údaje pokaždé opisovat. Adresář najdete v menu Evidence → Odběratelé (Odběratelé).

Seznam odběratelů

1 – tlačítko Nový odběratel, 2 – pole pro hledání.

V záhlaví stránky vidíte, kolik odběratelů v adresáři máte. Tabulka má sloupce Název, IČO, DIČ, Město, E-mail a Telefon. Fyzická osoba (odběratel bez IČO i DIČ) má v řádku štítek FO.

• Kartu odběratele otevřete kliknutím kamkoli do řádku.
• Seznam ukazuje 25 odběratelů na stránku. Další stránky přepnete čísly nebo šipkami pod tabulkou.
• Na telefonu se tabulka složí do karet s názvem, IČO a městem.

Hledání

1. Klikněte do pole Název, IČO, město nebo e-mail (nebo stiskněte /).
2. Začněte psát. Seznam se mění už při psaní.

Na velikosti písmen ani diakritice nezáleží: „dvorak“ najde Dvořák a „novák“ najde Novak. Když hledání nic nenajde, uvidíte Nikoho jsme nenašli a tlačítko Zrušit hledání, které vrátí celý seznam.

Nový odběratel

1. Klikněte na Nový odběratel (nebo stiskněte N).
2. Do pole IČO napište IČO odběratele a klikněte na tlačítko ARES vedle něj. Údaje z registru se nabídnou k převzetí – viz Načtení údajů z ARES.
3. Doplňte nebo opravte, co chybí. Povinný je jen Název nebo jméno.
4. Klikněte na Uložit odběratele (nebo Ctrl + S).

Otevře se karta nového odběratele se zprávou Odběratel je v adresáři. Tlačítkem Zpět na seznam odejdete bez uložení.

Odběratel bez IČO i DIČ se vede jako fyzická osoba, s IČO nebo DIČ jako firma.

Když něco nesedí, nahoře se objeví Odběratele jsme neuložili s popisem chyby a chybné pole se označí. Nic se neuloží, dokud chybu neopravíte.

Načtení údajů z ARES

ARES je veřejný registr firem. Aplikace se ho zeptá podle IČO a porovná jeho údaje s tím, co máte ve formuláři – pole po poli. Nic se nepřepíše samo.

1. Vyplňte IČO a klikněte na ARES.
2. Pod polem IČO se objeví rámeček ARES: název firmy:
   • prázdné pole se nabídne k doplnění („doplnit …“) a je předem zaškrtnuté,
   • pole s jinou hodnotou uvidíte jako „stará → nová“ a bez zaškrtnutí se nezmění,
   • pole, která sedí, jsou jen vyjmenovaná pod seznamem („Souhlasí: …“).
3. Zaškrtněte, co chcete převzít, a klikněte na Převzít vybrané. Tlačítko Ponechat jak je rámeček zavře beze změny.
4. Odběratele uložte tlačítkem Uložit odběratele nebo Uložit změny. Převzetím se ještě nic neuloží.

Když všechno sedí, uvidíte jen Údaje souhlasí s ARES.

Karta odběratele

Kartu otevřete kliknutím na odběratele v seznamu. V záhlaví je název, druh (Firma nebo Fyzická osoba) a IČO.

• Vlevo jsou Údaje – stejná pole jako u nového odběratele.
• Vpravo je panel Doklady: kolik dokladů na odběratele odkazuje (např. „Na odběratele odkazují 3 doklady.“).
• V záhlaví jsou tlačítka Sloučit duplicitu a Smazat.

Úprava údajů

1. Přepište údaje přímo na kartě. Můžete použít i tlačítko ARES.
2. Klikněte na Uložit změny (nebo Ctrl + S).

Uvidíte zprávu Změny jsou uložené. Tlačítkem Zpět na seznam odejdete bez uložení.

Kontrola v registrech

Má-li odběratel DIČ, vpravo na kartě se po chvíli objeví panel Registry:

• české DIČ se ověří v registru plátců DPH – spolehlivý plátce, nebo nespolehlivý plátce, a kolik bankovních účtů má zveřejněných,
• DIČ jiného státu EU se ověří v systému VIES – platné, nebo neplatné.

Výsledek si aplikace pamatuje (registr plátců 6 hodin, VIES 24 hodin). Když registr neodpovídá, panel napíše „nejde ověřit“ – nic se tím neblokuje.

Nastavení pro doklady

Ve spodní části karty (i formuláře nového odběratele) je skupina Nastavení pro doklady. Platí jen pro tohoto odběratele:

Sloučení duplicity

Stává se, že je tentýž odběratel v adresáři dvakrát – jednou s IČO, jednou bez, nebo s jinak napsaným názvem. Sloučením z nich uděláte jednoho.

1. Otevřete kartu odběratele, kterého chcete ponechat.
2. Klikněte na Sloučit duplicitu.
3. V okně Sloučit duplicitu do tohoto odběratele začněte do pole Duplicita – název, IČO nebo e-mail psát a duplicitu vyberte ze seznamu (fungují i šipky ↑ ↓ a Enter).
4. Klikněte na Sloučit. Tlačítko Zrušit okno zavře.

Co se stane:

• doklady a pravidelné předlohy duplicity se přepojí na ponechaného odběratele – jejich údaje se nemění,
• vyplněné údaje ponechaného odběratele zůstanou, z duplicity se doplní jen prázdná pole,
• duplicita z adresáře zmizí.

Po sloučení uvidíte zprávu, kolik dokladů se přepojilo.

Smazání odběratele

1. Na kartě odběratele klikněte na Smazat.
2. Okno Smazat odběratele? vám řekne, kolik dokladů na odběratele odkazuje.
3. Klikněte na Smazat z adresáře, nebo na Ponechat.

Doklady zůstanou beze změny – mají vlastní kopii údajů. Zruší se jen jejich vazba na adresář.

Doklady odběratele

Na kartě odběratele vidíte, kolik dokladů na něj odkazuje. Konkrétní doklady najdete v seznamu dokladů – do hledání napište název nebo IČO odběratele, viz Seznamy dokladů.

Kdo smí co

Ve firmě, jejíž účet je jen pro čtení, si adresář jen prohlédnete. Podrobně v Role ve firmě.

Časté dotazy

Opravil jsem adresu odběratele. Proč ji má stará faktura pořád starou?

Doklad si při vystavení údaje odběratele zkopíruje. Je to tak správně – vystavená faktura se nesmí dodatečně měnit. Nová adresa se použije na nových dokladech.

Tlačítko ARES nic nenašlo, ale firma existuje.

Zkontrolujte, že IČO má 8 číslic. Když registr hlásí ARES teď neodpovídá, zkuste to za chvíli, nebo údaje vyplňte ručně.

Smažu odběratele. Zmizí i jeho faktury?

Ne. Faktury zůstanou beze změny, jen už nebudou propojené s adresářem.

Proč mám tlačítka šedá?

Vaše role adresář jen čte (účetní, čtenář), nebo je účet firmy jen pro čtení. Po najetí myší na tlačítko uvidíte důvod.