Nastavení firmy

V nastavení zadáte údaje, které se tisknou na doklady, bankovní účty, číslování dokladů, vzhled PDF, odesílání e-mailů a EET. Najdete ho v menu ve skupině Nastavení. Nahoře na každé stránce nastavení je řada záložek, kterými přepínáte mezi sekcemi.

Nastavení smí měnit jen vlastník firmy. Ostatní role ho v menu nevidí (viz Role ve firmě).

Ve firmě, jejíž účet je jen pro čtení, uvidíte nahoře upozornění Účet je jen pro čtení – nastavení si můžete prohlédnout, ale ne změnit. a tlačítka budou neaktivní.

Firma

Údaje firmy se tisknou na každý doklad. Najdete je v Nastavení → Firma (Firma).

1 – Načíst z ARES, 2 – logo a razítko s podpisem, 3 – Uložit.

Údaje firmy

1. Klikněte na Načíst z ARES – aplikace porovná vaše údaje s registrem (viz níže).
2. Doplňte, co chybí.
3. Klikněte na Uložit (nebo Ctrl + S) dole pod výchozími hodnotami.

Uvidíte zprávu Údaje firmy jsou uložené. Nové doklady je převezmou, vystavené zůstanou beze změny.

Načtení z ARES

1. Klikněte na Načíst z ARES v záhlaví panelu Údaje firmy.
2. Objeví se rámeček ARES: název firmy se seznamem rozdílů: prázdná pole se nabízejí k doplnění (předem zaškrtnutá), rozdílné hodnoty jako „stará → nová“ (bez zaškrtnutí se nezmění).
3. Zaškrtněte, co chcete převzít, a klikněte na Převzít vybrané (nebo Ponechat jak je).
4. Klikněte na Uložit.

Porovnávají se Název, DIČ, Ulice, Město, PSČ a Země. Když všechno sedí, uvidíte Údaje souhlasí s ARES. Další hlášky (ARES teď neodpovídá, IČO v ARES není, Subjekt v ARES zanikl) znamenají totéž jako u odběratelů.

Výchozí hodnoty dokladů

Tyto hodnoty se předvyplní do každého nového dokladu. V dokladu je můžete změnit.

Logo, razítko a podpis

Vpravo jsou dva panely: Logo a Razítko a podpis.

Nahrání:

1. V panelu klikněte do pole Nahrát obrázek (u nahraného Nahrát jiný obrázek) a vyberte soubor.
2. Klikněte na Nahrát.

Obrázek musí být PNG nebo JPG a mít nejvýš 1 MB (stačí šířka kolem 600 px). Jiné formáty, ani SVG, aplikace nepřijme. Nahraný obrázek uvidíte v náhledu. Tlačítkem Odebrat ho smažete.

Pod panely je napsané, kolik místa v úložišti firma zabírá.

Bankovní účty

Účty, které se tisknou na doklady a podle kterých se vytvoří QR platba. Najdete je v Nastavení → Bankovní účty (Bankovní účty).

U každého účtu vidíte číslo účtu, štítek výchozí a IBAN (nebo upozornění IBAN chybí – QR platba se nevytiskne).

Přidání účtu

1. Klikněte na Přidat účet.
2. Vyplňte Číslo účtu a Kód banky.
3. U zahraničního účtu rozbalte Zahraniční účet nebo SWIFT a vyplňte IBAN a SWIFT (BIC).
4. Klikněte na Přidat účet (nebo Zrušit).

Úprava, výchozí účet a smazání

• Upravit – otevře formulář účtu; změny uložte tlačítkem Uložit účet.
• Nastavit jako výchozí – výchozí účet se předvyplní na nové doklady (na dokladu jde vybrat jiný; QR platba i PDF vedou na účet dokladu).
• Smazat – po potvrzení v okně smaže účet. Smazat jde jen účet, který není na žádném dokladu, pravidelné předloze ani pokladně. Jinak účet ponechte a nastavte jako výchozí jiný.

Číselné řady

Řada určuje, jaké číslo dostane další doklad. Najdete ji v Nastavení → Číselné řady (Číselné řady).

Každá řada platí pro jeden druh dokladu a jeden rok. Když řada pro rok chybí, vznikne sama s prvním vystaveným dokladem.

Formát

Ve formátu můžete použít libovolný text a tyto zástupné znaky:

Pořadové číslo {NNNN} je povinné.

Úprava řady

1. U řady přepište Formát nebo Další číslo.
2. Ve sloupci Ukázka hned uvidíte, jak bude vypadat číslo dalšího dokladu.
3. Klikněte na Uložit.

Přidání řady

Dole je panel Přidat řadu na rok … (jen když pro některý druh dokladu letos řada chybí).

1. V poli Doklad vyberte druh dokladu.
2. Upravte Formát a Další číslo (výchozí 1).
3. Klikněte na Přidat.

Sazby DPH spravuje provozovatel podle zákona – firma je jen používá.

Vzhled dokladů

Jak bude vypadat PDF dokladu. Najdete ho v Nastavení → Vzhled dokladů (Vzhled dokladů).

Nahoře přepnete, co nastavujete: Faktura a ostatní A4 (faktury, zálohy, daňové a opravné doklady), nebo Paragon. Každý má vlastní nastavení.

V části Co se na dokladu ukazuje zapnete nebo vypnete:

Vpravo je schematický Náhled, který se mění hned při klikání.

1. Nastavte barvu, písmo a volby.
2. Klikněte na Uložit (nebo Ctrl + S).

Změna se projeví na dalších PDF dokladech. Tlačítko Vrátit výchozí vrátí vzhled na původní nastavení.

E-maily

Odesílání dokladů a upomínek e-mailem z vaší vlastní schránky. Najdete ho v Nastavení → E-maily (E-maily).

Odesílání e-mailů (SMTP)

Doklady a upomínky odcházejí z vaší schránky přes poštovní server vašeho poskytovatele (Seznam, Gmail, Microsoft 365, hosting webu…). Údaje vám dá poskytovatel pošty, obvykle v nápovědě pod heslem „SMTP“.

1. Vyplňte údaje a klikněte na Uložit.
2. Klikněte na Odeslat zkušební e-mail.

Zkušební e-mail přijde na adresu, kterou se přihlašujete, a zkouší uložené nastavení. Pod formulářem uvidíte výsledek – buď Zkušební e-mail odešel na …, nebo Zkušební e-mail neodešel s důvodem.

Šablony e-mailů

Text e-mailu, který se předvyplní při odesílání. Nahoře vyberete šablonu:

1. Vyberte šablonu.
2. Upravte Předmět a Text e-mailu.
3. Zástupné znaky vložíte kliknutím na ně v řádku Vložit: – vloží se do pole, ve kterém jste naposledy psali.
4. Klikněte na Uložit šablonu.

Vrátit výchozí text šablonu vrátí na původní znění. Dole uvidíte Náhled uložené šablony.

Text e-mailu může obsahovat jednoduché formátování: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, seznamy <ul>/<ol>/<li> a odkaz <a href="https://…">. Cokoli jiného (skripty, styly, obrázky) se při uložení odstraní.

Šablona převzatá z programu Faktury pro Windows má upozornění „Šablonu jsme převzali z programu Faktury pro Windows“ – zkontrolujte ji a uložte.

Jak doklad odeslat, popisuje PDF dokladu a odeslání e-mailem.

EET

Údaje pro elektronickou evidenci tržeb a pokladní certifikát. Najdete je v Nastavení → EET (EET).

Nahoře je napsáno, kam se tržby posílají. Když svítí žlutý pruh Tržby se posílají do testovacího prostředí Finanční správy – účtenky nejsou ostré., evidence zatím běží jen zkušebně.

Evidence tržeb

Evidují se paragony a platby faktur v hotovosti nebo kartou. Údaje najdete v daňovém portálu Finanční správy (DIS+).

Klikněte na Uložit (nebo Ctrl + S).

Pokladní certifikát

Bez certifikátu se tržby neodešlou.

1. V poli Soubor certifikátu (.p12) (u nahraného Nahradit certifikátem (.p12)) vyberte soubor certifikátu.
2. Do pole Heslo k certifikátu napište heslo, které vám dal daňový portál.
3. Klikněte na Nahrát certifikát.

Aplikace certifikát hned ověří. Heslo uloží šifrovaně a už ho nikdy neukáže. U nahraného certifikátu uvidíte Vystaven pro, Platí do a Otisk. Když certifikát končí do 30 dní nebo už prošel, má u data žlutý štítek.

Odebrat certifikát ho po potvrzení smaže. Dokud nenahrajete nový, tržby se neodešlou a zůstanou ve frontě.

Jak certifikát získat a jak evidence funguje, popisuje kapitola EET.

Časté dotazy

Změnil jsem adresu firmy. Změní se i na starých fakturách?

Ne. Vystavené doklady zůstanou, jak byly. Nová adresa se použije na nových dokladech.

Jak změním IČO firmy?

IČO je klíč vašeho účtu, sami ho změnit nemůžete. Napište nám přes Připomínku.

Zkušební e-mail neodešel. Co s tím?

Zkontrolujte server, port a zabezpečení podle nápovědy poskytovatele pošty a znovu zadejte heslo. U Gmailu a Microsoft 365 použijte heslo pro aplikace. Pak klikněte na Uložit a zkuste to znovu.

Na faktuře se netiskne QR platba.

Zkontrolujte, že má výchozí bankovní účet vyplněný IBAN (v seznamu účtů nesmí svítit IBAN chybí) a že je ve Vzhledu dokladů zapnutá QR platba.

Chci číslovat faktury od jiného čísla.

V Číselných řadách u faktury přepište Další číslo a klikněte na Uložit. Číslo nesmí být nižší, než má poslední vystavená faktura.