Přijaté doklady

Přijaté doklady jsou faktury a účtenky od vašich dodavatelů – materiál, služby, energie, nájem. Najdete je v menu Doklady → Přijaté doklady (otevřít).

Doklad nemusíte opisovat: nahrajte soubor PDF, ISDOC nebo ISDOCX a údaje se z něj načtou samy. Nic se přitom neuloží naslepo – aplikace nejdřív ukáže, co se načetlo, a doklad založí až na vaše potvrzení.

Nahrání dokladu od dodavatele

Nahoře na stránce je panel Nahrát doklad od dodavatele.

Klikněte na pole Soubor PDF, ISDOC nebo ISDOCX a vyberte soubor (nebo ho myší přetáhněte na panel).
Klikněte na Nahrát a načíst.
Otevře se stránka Kontrola nahraného dokladu s tím, co se načetlo.
Zkontrolujte údaje a zvolte:
- Založit koncept a zkontrolovat – uloží doklad jako koncept a otevře ho v editoru. Původní soubor se k dokladu uloží jako příloha.
- Zahodit soubor – nahraný soubor se smaže a žádný doklad nevznikne.

Na stránce kontroly vidíte:

odkud se údaje vzaly (viz tabulka níže),
případná upozornění (žlutě),
část Co se načetlo – Dodavatel, IČO, DIČ, Adresa, Číslo dokladu dodavatele, Vystaveno, DUZP, Splatnost, Variabilní symbol a Celkem,
část Položky – načtené položky s množstvím, cenou a sazbou DPH.

Odkud se údaje vzaly	Jak jsou přesné
ISDOC (samostatný soubor, nebo příloha uvnitř PDF)	Strojová data přímo z programu dodavatele – přesná.
Text PDF	Odhad z textu dokladu. Projděte prosím všechna pole. Položky se z textu nečtou – vznikne jedna souhrnná položka na částku dokladu.
Nic (např. naskenované PDF bez textu)	Z dokladu se nepodařilo vytáhnout nic – vyplňte ho prosím ručně. Soubor se i tak uloží jako příloha.

Údaje dodavatele, které na dokladu chybí, se doplní z registru ARES podle IČO. Co dodavatel na dokladu uvedl, registr nepřepíše.

Poznámka

Nahrát jde soubor do 10 MB. Jiné soubory než PDF, ISDOC a ISDOCX nahrávání odmítne – můžete je ale k dokladu přiložit jako přílohu. Podezřelé soubory (např. archiv, který by se rozbalil na obrovskou velikost) se z bezpečnostních důvodů odmítnou celé; doklad pak zapíšete ručně.

Duplicita

Když už v evidenci je doklad od téhož dodavatele (stejné IČO) se stejným číslem dokladu dodavatele, stránka kontroly ukáže upozornění Tento doklad už v evidenci je s odkazem Otevřít existující doklad.

Hlavní tlačítko je pak Zahodit soubor.
Pokud jde opravdu o jiný doklad, klikněte na Přesto založit koncept.

Duplicitu hlídá aplikace i při zaevidování konceptu: otevře se okno Tento doklad už v evidenci je s tlačítky Zpět k úpravám a Zaevidovat i tak.

Samotné číslo dokladu duplicitu nedělá – číslo „2026001“ používá spousta dodavatelů. Rozhoduje kombinace dodavatele a čísla.

Ruční zápis dokladu

Doklad bez souboru (třeba papírovou účtenku) zapíšete tlačítkem Zapsat ručně v hlavičce seznamu (na počítači klávesa N). Otevře se prázdný koncept přijatého dokladu.

Koncept a zaevidování

Koncept přijatého dokladu se upravuje ve stejném editoru jako vydané doklady (viz Nový doklad a jeho vystavení). Rozdíly:

Pole nebo tlačítko	Co znamená
Dodavatel	Protistrana dokladu (místo „Odběratel“). Vyplníte ji stejně – z adresáře, z ARES, nebo ručně.
Číslo dokladu dodavatele	Číslo, pod kterým doklad vystavil dodavatel. Podle něj doklad najdete a pozná se duplicita.
Účet dodavatele	Číslo účtu s kódem banky nebo IBAN, kam máte zaplatit. Z PDF nebo ISDOC se předvyplní, pokud ho doklad uvádí.
Tento doklad se skladu netýká (energie, nájem, služby)	Zaškrtněte u dokladů bez zboží. Takový doklad při zaevidování nic nepřijme na sklad.
Zaevidovat	Hlavní tlačítko místo „Vystavit“. Doklad dostane vaše evidenční číslo z řady.

Kontrola dodavatele v registru plátců DPH

Má-li dodavatel české DIČ, aplikace ho pod polem DIČ sama ověří v registru plátců DPH:

Nespolehlivý plátce – červené varování.
Účet není v registru zveřejněný – varování. Když zaplatíte na takový účet víc než 540 000 Kč (u nespolehlivého plátce vždy), ručíte za DPH dodavatele (§ 109 zákona o DPH).
Nejde ověřit – registr zrovna neodpovídá.

Pozor

Varování nic neblokuje – doklad zaevidovat můžete vždy. Rozhodnutí, jestli zaplatit, je na vás; při pochybnostech se poraďte s účetní.

Přijatý doklad nemá pole Vystavil a režim DPH. Zboží z položek, které pocházejí ze skladu, se zaevidováním přijme na sklad (pokud jste nezaškrtli, že se doklad skladu netýká).

Po zaevidování uvidíte Přijatý doklad je zaevidovaný pod číslem …. K přijatému dokladu můžete zapisovat úhrady stejně jako u vydaných dokladů (viz Úhrady). E-mailem se přijatý doklad neposílá.

Seznam přijatých dokladů

Seznam se ovládá stejně jako seznamy vydaných dokladů: období, přepínače stavu s počty, hledání, řazení podle sloupců, stránky a klávesové zkratky. Rozdíly:

Navíc je sloupec Číslo dodavatele a místo „Odběratel“ je Dodavatel.
Hledání (Číslo, dodavatel, IČO, VS nebo částka) najde doklad i podle čísla dodavatele.
Období si aplikace pamatuje pro přijaté doklady zvlášť. Volby účetního roku tu v nabídce nejsou – použijte Vlastní rozsah.
Hromadný výběr a hromadné akce tu zatím nejsou.

Přílohy

V detailu i v konceptu přijatého dokladu je panel Přílohy s počtem příloh (např. 2 z 20). Přiložit můžete dodací list, smlouvu nebo fotku účtenky.

Přiložení souboru:

V panelu Přílohy klikněte na pole Přiložit soubor a vyberte soubor.
Klikněte na Přiložit.
Uvidíte Příloha je uložená.

Přiložit jde PDF, obrázek (JPG, PNG), ISDOC/ISDOCX, Word, Excel, ZIP nebo text, každý soubor nejvýš 10 MB.
K jednomu dokladu jde přiložit nejvýš 20 souborů.
Přikládat jde i k už zaevidovanému dokladu. Příloha se netiskne – je to evidence k dokladu.

Stažení: klikněte na jméno souboru. Soubor se stáhne do počítače. Původní soubor od dodavatele je označený původní soubor od dodavatele.

Smazání:

U přílohy klikněte na ikonu koše.
Potvrďte tlačítkem Smazat. Tlačítko Ponechat okno zavře.

Pozor

Smazaná příloha se smaže i z úložiště a vrátit to nejde. Když smažete původní soubor od dodavatele, údaje dokladu zůstanou.

Kdo co smí

Akce	Vlastník	Fakturant	Účetní	Čtenář
Prohlížet přijaté doklady a stahovat přílohy	✓	✓	✓	✓
Nahrát doklad, zapsat ručně, upravit a zaevidovat koncept	✓	✓
Přiložit a smazat přílohu	✓	✓

Kdo akci nesmí (a ve firmě jen pro čtení kdokoli), vidí tlačítka šedá; po najetí myší se dozví proč.

Plánováno

Nahrání více souborů najednou, doklady přímo z e-mailové schránky a vytěžení skenů a fotek účtenek.

Časté dotazy

Načetly se špatné údaje z PDF. Co s tím?

Údaje z textu PDF jsou jen odhad. Opravte je v konceptu před zaevidováním. Nejpřesnější jsou doklady s ISDOC – požádejte dodavatele, ať ho posílá.

Nahrál jsem naskenovanou účtenku a nic se nenačetlo.

Text z obrázku aplikace zatím nerozpoznává. Založte koncept, vyplňte údaje ručně a sken zůstane u dokladu jako příloha.

Nahrál jsem omylem stejný doklad dvakrát.

Aplikace duplicitu pozná podle dodavatele a čísla dokladu a upozorní vás. Klikněte na Zahodit soubor. Pokud už vznikl koncept, smažte ho tlačítkem Smazat koncept.

Proč se mi energie objevila na skladě?

U dokladu jste nezaškrtli Tento doklad se skladu netýká. Zaškrtávejte ho u energií, nájmu a služeb ještě před zaevidováním.