Pokladna a bankovní účty

Tady vidíte, kolik peněz máte v hotovosti a na účtech, a pokladní knihu s každým příjmem a výdajem. Najdete ji v menu Evidence → Pokladna a účty (Pokladna a účty).

Poznámka

Stav se nikdy nezadává. Počítá se z počátečního stavu, z ručních pohybů a z úhrad dokladů. Úhrady dokladů se do pokladny doplní samy, jakmile k dokladu zapíšete platbu – i zpětně. Ručně do pokladny píšete jen pohyby bez dokladu: vklad, odvod tržby na účet, drobný nákup.

Tip

Bankovní účty tady jsou evidence peněz. Číslo účtu, které se tiskne na faktury a do QR platby, se nastavuje jinde – v Nastavení → Bankovní účty.

Přehled pokladen a účtů

V záhlaví je napsáno, za který rok se počítají obraty (Obraty za rok …). Rok se řídí účetním rokem zvoleným na Přehledu nebo na stránce Účetní roky.

Sloupec	Co ukazuje
Název	Název, štítek Pokladna nebo Bankovní účet, případně výchozí a vyřazená. Pod názvem je napsáno, co sem chodí (viz níže). Kliknutím otevřete knihu.
Příjmy (rok)	Součet příjmů za zvolený rok.
Výdaje (rok)	Součet výdajů za zvolený rok.
Stav	Aktuální zůstatek a ke kterému dni. Záporný stav je červeně.

U každého řádku jsou tlačítka Kniha, Upravit a Vyřadit (u vyřazené Vrátit do nabídky).

Výchozí pokladna a výchozí účet

Úhrady dokladů se do evidence zapisují samy podle způsobu platby:

Kam	Co sem chodí
výchozí pokladna	hotovostní úhrady dokladů a paragony
výchozí bankovní účet	úhrady převodem a platby kartou
ostatní pokladny a účty	jen ruční pohyby

Výchozí může být jedna pokladna a jeden bankovní účet. První založená pokladna a první založený účet se stanou výchozími samy. Když zaškrtnete výchozí u jiné, předchozí výchozí přestane být výchozí.

Založení pokladny nebo účtu

Klikněte na Nová pokladna / účet (v prázdné evidenci Založit pokladnu).
Vyplňte formulář (viz tabulka).
Klikněte na Založit.

Uvidíte zprávu, že je pokladna založená a úhrady dokladů se do ní doplní samy, zpětně od uvedeného dne.

Pole	Co znamená / co vyplnit
Název	Povinné, nejvýš 80 znaků. Např. „Hlavní pokladna“ nebo „Fio – běžný účet“.
Druh	Pokladna (hotovost), nebo Bankovní účet.
Počáteční stav ke dni	Den, ke kterému znáte stav. Pohyby starší než tento den se nepočítají – jsou už v počátečním stavu.
Počáteční stav	Kolik v pokladně (na účtu) k tomu dni leželo, v Kč.
Výchozí svého druhu – chodí sem úhrady dokladů	Zaškrtněte u pokladny (účtu), kam mají chodit úhrady dokladů.
Poznámka	Nepovinné, jen pro vás.

Evidence se vede v korunách.

Úprava pokladny

U pokladny klikněte na Upravit.
Změňte údaje a klikněte na Uložit (nebo Zrušit).

Změnou počátečního stavu nebo dne se přepočítá celá kniha.

Vyřazení pokladny

Pokladnu, kterou už nepoužíváte, vyřadíte z nabídky. Nic se nesmaže.

U pokladny klikněte na Vyřadit.
V okně klikněte na Vyřadit (nebo Ponechat).

Vyřazenou pokladnu uvidíte po kliknutí na Ukázat i vyřazené pokladny a vrátíte ji tlačítkem Vrátit do nabídky.

Poznámka

Výchozí pokladnu vyřadit nejde – úhrady by neměly kam chodit. Nejdřív nastavte jako výchozí jinou.

Pokladní kniha

Knihu otevřete kliknutím na název pokladny nebo na Kniha.

Období

Nahoře vyberete, za jaké období knihu vidíte:

Tento měsíc,
Rok … (zvolený účetní rok – to je výchozí),
Celá historie,
vlastní rozsah: vyplňte dny od – do a klikněte na Zobrazit.

Souhrn

Pod výběrem období jsou čtyři čísla za zvolené období: Počáteční stav, Příjmy, Výdaje a Konečný stav (záporný je červeně).

Pohyby

Sloupec	Co ukazuje
Datum	Den pohybu.
Doklad / popis	U úhrady číslo dokladu (odkaz na doklad), u ručního pohybu popis. Pod ním zatřídění a protistrana.
Zdroj	příjem nebo výdej (ruční pohyb), úhrada dokladu (příjem z dokladu), platba dokladu (výdaj z dokladu), storno. Stornovaný pohyb má štítek stornováno.
Částka	Se znaménkem, příjmy zeleně.
Zůstatek	Stav po tomto pohybu.

Zápis ručního pohybu

V knize klikněte na Zapsat pohyb.
Zvolte Směr: Příjem – peníze přibyly, nebo Výdej – peníze ubyly.
Vyplňte Datum, Částka a Popis.
Případně vyplňte Zatřídění a Protistrana.
Klikněte na Zapsat pohyb (nebo Zrušit).

Pole	Co znamená / co vyplnit
Směr	Příjem, nebo výdej.
Datum	Den pohybu. Nesmí být před počátečním stavem pokladny ani v uzavřeném účetním roce.
Částka	Vždy kladná, v Kč. Směr určuje přepínač.
Popis	Povinné, nejvýš 200 znaků. Např. „Odvod tržby na účet“.
Zatřídění	Nepovinné, nejvýš 80 znaků. Vaše kategorie, např. „Kancelář“.
Protistrana	Nepovinné, nejvýš 120 znaků. Od koho nebo komu.

Pozor

Úhrady dokladů sem nepište. Doplní se samy, jakmile k dokladu zapíšete platbu (Úhrady dokladů). Kdybyste je zapsali ručně, byly by v knize dvakrát.

Oprava pohybu – storno

Řádky knihy se neupravují ani nemažou. Pokladní kniha je záznam, ve kterém musí zůstat stopa.

Ruční pohyb opravíte stornem a případně novým, správným pohybem:

U pohybu klikněte na Stornovat.
V okně můžete vyplnit Důvod (nepovinné, např. „špatně opsaná částka“).
Klikněte na Stornovat pohyb (nebo Ponechat).

Storno zapíše dnešní protipohyb opačným směrem. Původní řádek v knize zůstane a dostane štítek stornováno. Každý pohyb jde stornovat jen jednou a storno samo stornovat nejde.

Úhradu dokladu opravíte u dokladu – v evidenci plateb. Kniha se přepočítá sama. Viz Opravit nebo smazat úhradu.

Kdo smí co

Pokladnu a knihu si prohlédne každý člen firmy. Zakládat, upravovat a vyřazovat pokladny a zapisovat a stornovat pohyby smí vlastník a fakturant. Ve firmě, jejíž účet je jen pro čtení, si pokladnu jen prohlédnete. Podrobně v Role ve firmě.

Časté dotazy

Zapsal jsem hotovostní úhradu faktury. Musím ji zapsat i do pokladny?

Ne. Úhrada se do výchozí pokladny doplní sama.

Proč nejde zapsat pohyb se starším datem?

Buď je datum před dnem počátečního stavu pokladny, nebo spadá do uzavřeného účetního roku. V prvním případě posuňte počáteční stav (tlačítko Upravit), ve druhém musí vlastník rok odemknout v menu Pro účetní → Účetní roky – viz Účetní roky.

Stav pokladny nesedí s tím, co mám v šuplíku.

Zapište rozdíl ručním pohybem (příjem nebo výdej) s popisem, např. „Rozdíl při pokladní kontrole“.

Jak dostanu pokladní knihu do Excelu?

V Exportech zvolte Pokladna – kniha pohybů. Stavy pokladen a účtů jsou také v Podkladech pro účetní.