Pravidelné doklady a upomínky

Dvě stránky, které vám šetří práci s opakovanými úkoly:

Pravidelné doklady hlídají, kdy máte znovu fakturovat (nájem, paušál, servisní smlouva), a připraví vám koncept.
Upomínky ukazují, kdo vám dluží po splatnosti, a pomohou mu poslat upomínku e-mailem.

Obě najdete v menu Doklady. Obě jen připravují – doklad vystavuje a upomínku odesílá vždy člověk. Aplikace sama nic nevystaví ani neodešle.

Pravidelné doklady

Menu Doklady → Pravidelné doklady (otevřít).

Nahoře vidíte počet předloh a kolik dokladů čeká na vystavení. Stránka má dvě části: K vystavení (co je teď na řadě) a Předlohy (všechny pravidelné doklady s rozvrhem).

Nová předloha

Předloha vzniká vždy z vystavené faktury nebo zálohové faktury. Převezme z ní odběratele, položky, způsob platby, poznámku a splatnost.

Vystavte doklad, který se má opakovat (pokud ho ještě nemáte).
Na stránce Pravidelné doklady klikněte na Nová předloha.
Vyplňte formulář (viz tabulka).
Klikněte na Založit předlohu. Tlačítko Zavřít okno zavře beze změny.

Pole	Co znamená / co vyplnit
Opakovat doklad	Vyberte doklad, ze kterého předloha vznikne. Nabídka ukazuje posledních 50 vystavených faktur a záloh.
Jak často	Měsíčně, Čtvrtletně, nebo Ročně.
Začátek	Datum prvního dokladu. Zároveň určuje den v měsíci, na který termíny padnou.
Konec	Nepovinné – poslední den, kdy může termín nastat.
Celkem dokladů	Nepovinné – kolik dokladů celkem vystavit. Prázdné pole = bez omezení.

Pokud vyplníte konec i počet, platí ten, který nastane dřív.

Poznámka

Položky ani odběratele v předloze upravit nejde – přebírají se z dokladu, ze kterého předloha vznikla. Když se změní ceny, vystavte nový doklad a založte z něj novou předlohu (starou smažte).

K vystavení

V části K vystavení jsou předlohy, u kterých termín už nastal. U každé vidíte název, odběratele, počet položek, datum termínu a částku jednoho dokladu. Když čeká víc termínů, je u data napsáno např. čeká 2×.

Pokud předlohu nejde vystavit bez opravy (např. sazba DPH už neplatí, účetní rok je uzavřený nebo chybí odběratel), je důvod napsaný červeně pod jejím názvem.

Připravit koncept jednoho dokladu:

U předlohy klikněte na Připravit koncept.
Aplikace uloží koncept s datem vystavení a DUZP podle termínu (zářijový nájem je zářijové plnění) a otevře ho v editoru.
Koncept zkontrolujte, případně upravte (třeba sazbu DPH), a klikněte na Vystavit – teprve teď dostane číslo z řady.

Připravit všechny najednou: tlačítko Připravit 3 koncepty (počet se mění) v hlavičce připraví koncepty všech čekajících termínů, které jde vystavit bez opravy, od nejstaršího. Když některý připravit nejde, dávka se zastaví a řekne proč. Koncepty pak najdete v seznamu dokladů (filtr Koncepty) a vystavíte je jeden po druhém.

Připravením konceptu se rozvrh posune na další termín.
Dvojí kliknutí nepřipraví druhý koncept téhož termínu.
Když koncept nechcete vystavit, smažte ho v editoru. Termín je tím vyřízený – rozvrh se zpátky nevrací.

Tip

Když v části K vystavení nic není, uvidíte Teď není co vystavit. Příští termíny jsou v seznamu předloh níž.

Předlohy

Tabulka Předlohy ukazuje všechny předlohy:

Sloupec	Co znamená
Předloha	Název předlohy a odběratel.
Rozvrh	Jak často a odkdy (případně dokdy) se doklad opakuje.
Stav	K vystavení (datum), Příště 1. 12. 2026, Pozastaveno, nebo Dokončeno.
Vytvořeno	Kolik dokladů z předlohy vzniklo a kdy naposledy.
Částka	Částka jednoho dokladu.

Tlačítko … u předlohy nabízí:

Upravit rozvrh – otevře okno, kde změníte Název, Jak často, Začátek, Konec, Celkem dokladů a Splatnost (počet dní od vystavení). Uložíte tlačítkem Uložit rozvrh.
Pozastavit / Obnovit – pozastavená předloha nic nenabízí. Termíny se neztrácejí – po obnovení se doplní.
Přeskočit termín … – posune rozvrh na další termín bez dokladu (třeba jste měsíc nefakturovali nebo jste doklad vystavili jinak).
Smazat předlohu – po potvrzení předloha zmizí i s rozvrhem. Doklady, které z ní vznikly, zůstávají v evidenci.

Upomínky

Menu Doklady → Upomínky (otevřít).

Stránka ukazuje faktury a zálohové faktury po splatnosti k dnešnímu dni, ze všech účetních roků, od nejstarší splatnosti. Nahoře je souhrn, např. 4 doklady po splatnosti · nejdéle 32 dní. Den splatnosti sám ještě po splatnosti není.

Sloupec	Co znamená
Doklad	Číslo dokladu – kliknutím ho otevřete.
Odběratel	Jméno a e-mail. Pokud e-mail chybí, je tu upozornění Doklad nemá u odběratele e-mailovou adresu.
Splatnost	Datum splatnosti a kolik dní je doklad po splatnosti.
Dluží	Kolik se ještě dluží. U částečně zaplaceného dokladu jen zbytek.
Upomínky	Kolik upomínek už odešlo a kdy naposledy, a jaká je na řadě.

Když nikdo nedluží, uvidíte Nic po splatnosti.

Odběratel, který má na kartě zaškrtnuté Neposílat upomínky (Nastavení pro doklady), se v seznamu neukáže.

Odeslání upomínky

U dokladu klikněte na Upomínka.
Nad seznamem se otevře formulář, např. 1. upomínka – Faktura F…. Nahoře je shrnutí: kolik dní je doklad po splatnosti, kolik se dluží a kolik upomínek už odešlo.
Zkontrolujte Stupeň. Aplikace ho navrhne podle počtu odeslaných upomínek. Pokud chcete jiný, vyberte ho a klikněte na Použít text stupně – načte se jeho text.
Zkontrolujte Komu a Předmět, případně doplňte zprávu.
Klikněte na Odeslat upomínku.

Pole	Co znamená / co vyplnit
Stupeň	Upozornění (vlídné připomenutí), Upomínka (věcná žádost o úhradu s termínem), nebo Poslední výzva (důrazná výzva před dalším vymáháním). Navržený stupeň je napsaný u pole.
Komu	E-mail odběratele z dokladu. Když chybí, doplňte ho.
Kopie	Nepovinné další adresy oddělené středníkem; předvyplní se z karty odběratele (Kopie e-mailů).
Předmět	Ze šablony stupně, můžete ho změnit.
Doplnit zprávu	Nepovinná zpráva navíc; přidá se nad text šablony.
Text upomínky	Náhled textu ze šablony firmy pro zvolený stupeň. Šablony upravíte v Nastavení → E-maily.
Příloha (sponka)	PDF faktury. Vznikne až při odeslání.

Navržený stupeň: první upomínka je Upozornění, druhá Upomínka, třetí a další Poslední výzva. U částečně zaplaceného dokladu žádá upomínka jen zbytek.

Upomínka odejde z vaší firemní adresy (podle nastavení odesílání) a zapíše se do historie Odeslané e-maily dokladu jako Upomínka na …. Historii vidíte pod formulářem i v detailu dokladu. Dvojí kliknutí pošle upomínku jen jednou.

Tlačítko Otevřít doklad otevře detail dokladu, Zavřít zavře formulář.

Tip

Když odběratel nemá e-mail, doplňte ho do pole Komu. Aby se předvyplňoval příště, doplňte ho i u odběratele v adresáři.

Když se upomínka odeslat nepodaří, uvidíte Upomínka neodešla s důvodem a odkazem Nastavení e-mailů.

Kdo co smí

Akce	Vlastník	Fakturant	Účetní	Čtenář
Prohlížet pravidelné doklady a upomínky	✓	✓	✓	✓
Zakládat a upravovat předlohy, připravovat koncepty	✓	✓
Odeslat upomínku	✓	✓

Kdo nesmí, vidí stránky s vysvětlením a šedá tlačítka. Ve firmě jen pro čtení si obě stránky prohlédne každý, ale nic nezmění ani neodešle.

Plánováno

Plánovač, který koncepty a upomínky připraví sám jako dávku k potvrzení. Vystavovat a odesílat bude dál člověk; automatické odesílání upomínek jen jako volba vlastníka.

Časté dotazy

Vystaví aplikace fakturu sama, když nastane termín?

Ne. Aplikace jen ukáže, že je termín, a připraví koncept. Vystavit ho musíte vy tlačítkem Vystavit.

Zdražil jsem. Jak změním cenu v pravidelné faktuře?

Ceny v předloze upravit nejde. Vystavte fakturu s novou cenou, založte z ní novou předlohu a starou smažte (nebo pozastavte).

Odběratel zaplatil, ale v Upomínkách pořád je.

Zapište k dokladu úhradu (viz Úhrady). Zaplacený doklad ze seznamu upomínek zmizí.

Kde vidím, jaké upomínky už odešly?

V detailu dokladu v panelu Odeslané e-maily, nebo pod formulářem upomínky.